|
|
Как облегчить работу с документами в организации?
|
Пока ваша компания еще маленькая, со всем документооборотом может справиться один человек – вы сами или приходящий бухгалтер. Но что делать, когда вы расширяетесь и документов становится все больше и больше, так, что они начинают теряться? В этом случае поможет грамотная организация документооборота и архива с системой каталогизации. Например, можно заказать организацию работы с документами на www.archiv.ru. Почему стоит обратиться именно в специализированную компанию? Дело в том, что там работают специально обученные сотрудники, для которых работа с документацией – основная профессия. Поэтому то, на что вы потратите долгие часы или дни, они сделают достаточно быстро. Если у вас возникают вопросы, как организовать бумажный или электронный архив так, чтобы было удобно работать с ним – эти люди уже знают ответы на них! Кроме того, такие организации работают в соответствии со всеми государственными требованиями. Так что, если к вам придет проверка из налоговой или другого контролирующего органа, вы можете быть уверены, что все документы оформлены в соответствии с необходимыми стандартами. Какие услуги предоставляют архивные организации? В первую очередь это архивная обработка. Причем ваши бумаги могут быть даже в виде беспорядочной россыпи – специалисты все равно организуют их в аккуратный и понятный архив. На первом этапе отбираются в зависимости от сроков хранения те документы, которые необходимо хранить и которые требуется уничтожить. Первые будут организованы в аккуратную систему, в которую легко добавлять новые бумаги. Вторые, соответственно, уничтожены на промышленном шредере, путем сжигания или химической обработки на ваш выбор. При этом сотрудники архивной организации обязуются обеспечить полную конфиденциальность. Документы, подлежащие хранению, могут быть переплетены по архивным стандартам. Отдельная услуга таких организаций, которая набирает сегодня все большую популярность – организация электронного архива. Все имеющиеся бумаги в этом случае сканируются, распознается их содержание и создается система поиска – по ключевому слову, отделу, сотруднику, дате и другим требуемым критериям. Электронный документооборот хорош тем, что нет необходимости выделять место под хранение бумаг, тратить время на их поиски в архиве, а также возможностью ограничивать права доступа для разных сотрудников. Таким образом, обращаясь в архивную компанию, вы можете быть уверены – ваши документы всегда будут в полном порядке!
|
| Всего комментариев: 0 | |
